個人情報保護方針

by HCC1986

個人情報保護方針

１．目的
　当社は、当社が業務上使用する当社の顧客・取引関係者等の個人情報について、個人情報保護に関する法令及びその他の規範を遵守し、かつ国際的な動向にも配慮して自主的なルール及び体制を確立し、以下のとおり個人情報保護方針を定め、これを実行し維持することを宣言いたします。


記


２．基本方針
　当社は、個人情報保護の重要性と情報サービス業としての社会性を認識し、コンプライアンス・プログラム（compliance:法令遵守）を定め、役員・全従業員が一体となり、個人情報の適切な保護に努めます。当社は、個人情報保護管理に関わる基本方針を下記の様に定め、実践し、社会的使命に応えます。

  1. 個人情報の取り扱いについては、適用される法令、国が定める指針、規範を遵守して適正に行います。
  2. 情報処理業務の受託時、システム開発時において、お客様から個人情報を含むデータの預託を頂いた場合、厳重な管理を行い、お客様から承諾を頂いた範囲内で使用します。
  3. 当社が直接、個人情報を収集する場合においては、収集の目的を明確にし、お客様から承諾を頂いた範囲内で利用します。また、その実現のために個人情報保護マネジメントシステムを確立します。
  4. 当社は、個人情報を厳正な管理の下で安全に保管し、不正アクセス、紛失、破壊、改竄及び漏洩等に対して合理的な安全措置を講じます。また、万が一これらの事象が発生した場合には、速やかに是正措置を講じます。
  5. 策定した個人情報保護に関するコンプライアンス・プログラムは必要に応じて継続的に改善に努めます。


制定：2008年(平成20年) 9月 1日
改訂：2022年(令和4年) 12月 19日
株式会社ホープクリエイト
代表取締役　相原 雄人

お客様の個人情報のお取扱いについて

１．個人情報の利用目的
　当社は、お客様から個人情報をご提供いただく場合、あらかじめ個人情報の利用目的を明示し、その利用目的の範囲内で利用します。
　あらかじめ明示した利用目的の範囲を超えて、お客様の個人情報を利用する必要が生じた場合は、お客様にその旨をご連絡し、お客様の同意をいただいた上で利用します。

個人情報の種類および利用目的

  1. お取引先よりお預かりする個人情報
    　業務上の連絡、打ち合わせなどのため
  2. 受託業務で取得する個人情報
    　受託業務等の円滑な業務遂行のため
    　※保有個人データではありません
  3. 協力会社から取得する個人情報
    　受託先への技術者派遣、及び円滑な業務遂行のため
  4. 各種問い合わせに関する情報
    　各種問い合わせ対応のため
  5. 採用応募者の個人情報
    　採用選考、連絡等のため
  6. 従業者の個人情報
    　業務連絡、人事管理、安全管理、労務管理等のため
  7. 従業者等の特定個人情報
    　源泉徴収関係事務、社会保険関係事務等、個人番号関係事務のため
  8. 離職者から取得する個人情報
    　退職後の連絡、各種問い合わせ対応等のため
  9. 株主の個人情報
    　会社法等に定める権利行使に関する各種手続き等のため
  10. 当社にご来訪頂いた方に関する情報
    　ご来訪記録の管理、および当社のセキュリティ確保のため

上記の利用目的以外で個人情報を利用する場合には、あらかじめご本人の同意をいただくものとします。ただし、「個人情報の保護に関する法律」その他法令等により例外として取扱うことが認められている場合を除きます。

２．個人情報の提供
　当社は次の場合を除き、お客様の個人情報を第三者に開示または提供しません。

  1. お客様の同意がある場合
  2. 法令に基づく場合
  3. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要であって、お客様の同意を取ることが困難な場合
  4. 利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取り扱いを委託する場合
  5. 合併、会社分割、営業譲渡その他の事由によって事業の承継が行われる場合

３．個人情報の開示、訂正および利用停止など
　当社は、保有するお客様ご自身の個人情報について、次の事項について対応させていただいておりますので、ご請求がございましたら弊社、苦情相談窓口までお問合せ下さい。なお利用目的の通知の請求、開示の請求につきましては有料とさせていただきます。

  1. 利用目的の通知の請求
  2. 開示の請求
  3. 内容の訂正の請求
  4. 追加又は削除の請求
  5. 利用の停止の請求
  6. 削除及び第三者への提供の停止の請求

開示等の請求に際し、ご提出いただく書式及び手続
　　書式：当社指定のフォーマットによる
　　手続き：下記苦情相談窓口まで必ず書留にて郵送ください。

開示等を請求される本人確認書類として採用しているもの
本人による申請の場合（下記いずれか１点）

  • 住民票の写し
  • 運転免許証のコピー
  • 住民基本台帳カードのコピー
  • 旅券(パスポート)のコピー
  • 外国人登録証明書のコピー

注：上記書類のうち、「本籍地」や「マイナンバー」の情報が含まれる場合は、
当該箇所を塗りつぶしした上でご提出ください。

代理人による請求の場合

  1. 未成年者の法定代理人の場合
    法定代理権を証明する書類（例：本人の戸籍謄本または抄本など）、ご本人および代理人に関する本人確認書類（上記「本人による申請の場合」）
  2. 成年被後見人の法定代理人の場合
    法定代理権を証明する書類（例：登記事項証明書）、ご本人および代理人に関する本人確認書類（上記「本人による申請の場合」）
  3. 委任による代理人の場合
    請求されるご本人からの委任状（ご本人の実印を押印）、ご本人印鑑証明書の原資、本人および代理人に関する本人確認書類（上記「本人による申請の場合」）

利用目的の通知又は開示等を求める際の手数料額及び徴収方法
手数料：１つの申請につき、1,000円（税込み）
開示申請の数に応じた金額分の郵便定額小為替を請求書類の郵送時に同封してください。

４．安全管理措置
　当社が個人情報保護のために講じている安全管理措置は次のとおりです。

  1. 基本方針の策定
    「個人情報の適正な取り扱いを徹底するため、「個人情報保護方針」を策定しています。
  2. 個人情報の取り扱いに関する規程の整備
    個人情報の取得、利用、提供、管理等の取り扱いを適切に実施するため、個人情報保護マネジメントシステムを構築しています。
  3. 組織的安全管理措置
    個人情報保護および情報セキュリティに関して、緊急時に適切な対応を速やかに行えるよう、報告連絡体制を整備しています。
  4. 人的安全管理措置
    個人情報の取扱いに関する留意事項および情報セキュリティについて、従業者に定期的な教育を実施しています。
  5. 物理的安全管理措置
    入退室の管理および文書等の保管におけるセキュリティエリアの分割、施錠などの対策を実施しています。
  6. 技術的安全管理措置
    アクセス制限、アクセス状況の監視、ID・パスワード管理によって個人情報へのアクセスを管理しています。
    外部からの不正アクセスへの対策、ウィルス対策を実施しています。

５．個人情報に関するお問合わせ
　お客様ご自身の個人情報について、または個人情報保護方針全般に関するお問い合わせなどがございましたら、弊社苦情相談窓口までお問合せ下さい。

【苦情相談窓口】担当者:総務部 鈴木 訓太
　〒221-0835
　　横浜市神奈川区鶴屋町3-30-4 明治安田生命横浜西口ビル6階
　　電話:045-314-3772
　　FAX:045-314-3706
　　URL: http://www.hcc-net.co.jp
　　E-mail: soumu＠hcc-net.co.jp
　　※＠は半角にしてください

当社の所属する認定個人情報保護団体の名称及び苦情の申し出先
　当社は以下の認定個人情報保護団体の対象事業者となっております。
　【名称】一般財団法人 日本情報経済社会推進協会
　【苦情の申し出先】個人情報保護苦情相談室
　〒106-0032
　　東京都港区六本木一丁目9番9号 六本木ファーストビル内
　　電話: 03-5860-7565 / 0120-700-779
　　URL: https://www.jipdec.or.jp/project/protection_org.html
　※「個人情報保護に関する法律」及び「個人情報保護に関する法律施行令」に基づき表記。


制定：2008年(平成20年) 9月 1日
改訂：2022年(令和4年) 12月 19日
株式会社ホープクリエイト
個人情報保護管理者 システム部　岸 義樹